Ennakointi ja suunnan näyttäminen viestinnällä – miten päästä kohti haluttua tavoitetta?
Esimiehen tärkein tehtävä on näyttää suuntaa ja pitää huolta ihmisistä. Näin kirjoitti työnohjaaja Sari Lehtoaro. ”Parasta lääkettä, mitä esimies voi työntekijälleen tarjota epävarmassa tilanteessa ovat empatia, suunnan näyttäminen ja kannustus joka päiväisessä työssä.” Miksi suunnan näyttäminen viestinnällä on niin tärkeää?
Työnantajana viestinnän toteuttamista pohdittaessa merkityksellistä on, miten yrityksen menestys halutaan toteuttaa käytännössä. Onko ok, jos meno kuin Espoon Matinkylän kiertoliittymässä, jossa autoilijat käyttävät vilkkua satunnaisesti? Mitähän kuskit miettivät — ”Mitä sitä suotta vilkuttamaan, koska tiedän mihin olen ajamassa” vai ”ei muut kuitenkaan ennätä liikkeelle”?
Yrityksissä suunnan suunnittelu ja suuntavilkun käyttö ovat onneksi vakiasetus ja strategioita viedään käytäntöön yhdessä koko henkilöstön voimalla. Hyvä suunnitelma vahvistaa liiketoiminnan merkityksellisyyttä ja yhteisesti jaettu tavoite ja roadmap luovat toiminnalle luotettavuutta ja turvallisuutta. Pelkkä liikevaihdon kasvattamisen tavoite ja palkan ansaitseminen eivät motivoi jatkuvaan kehittämiseen, eivätkä ne edistä työssä viihtymistä.
Kun yrityksen liiketoiminnan strateginen viitekehys (esimerkiksi OKR-malli tai BSC) vastaa kysymyksiin mitä, miksi ja miten, on henkilöstön helpompi nähdä oman työn arvo ja hyöty asiakkaille. Pitkässäkin arvontuottoketjussa yrityksen jokaisella työntekijällä on tärkeä rooli. Jokaisen työntekijän on turvallista myös auttaa ja pyytää apua kollegoilta, ideoida asiakkaiden kanssa uusia arvoa tuottavia palveluita, kehittää omia toimintatapoja tai rakentaa uusia ansaintamalleja. Onnistua ja epäonnistua.
Voiko edes puhua työyhteisöstä, jos yhteistyötä ei ole? Hienokin suunnitelma jää helposti toteuttamatta, jos kokonaiskuva jää epäselväksi, priorisoidaan vääriä toimenpiteitä tai henkilöstö ei koe tekemistä merkitykselliseksi.
Pelisäännöt, dokumentointi ja tilanneviestintä ovat esimiehen työkaluja johtamiseen ja strategian toteuttamiseen
Erityisesti muutostilanteet ovat vaativia koko henkilöstölle. Muutoksessa onnistumista auttavat ennakointi, yhdessä laaditut pelisäännöt, dokumentointi ja aktiivinen tilanneviestintä. Pelisäännöt voivat olla hyvinkin ytimekäs ja yksinkertainen kuvaus toimintatavoista, yksi laminoitu A4-läpyskä, huoneen taulu, animoitu video tai laajempi sähköinen tai tulostettava kirja tai videosarja.
Toimintatapojen, prosessien ja roolien dokumentointi lisää yrityksen sisäistä tehokkuutta. Samalla dokumentointi lisää henkilöstön turvallisuutta ottaa haltuun uudet, yllättävätkin tilanteet.
Hyvä tilanneviestintä täyttää seuraavat kriteerit
• Ydinviestit tavoittavat koko henkilöstön
• Tieto on ajantasaista
• Tieto on helposti löydettävissä
Palataksemme vielä vilkun käyttöön, ennakointiin ja siitä oppimiseen myös työyhteisöviestinnässä, mallia voidaan ottaa esimerkiksi Porin kaupungilta, jossa toteutettiin vuonna 2005 vilkun käyttöä selvästi lisännyt kampanja ”vilkuta ajoissa”. Laajan tiedottamisen lisäksi kahteen liikenneympyrään sijoitettiin kampanjakyltit; ennen ympyrää ”Vilkuta ajoissa” ja jälkeen ”Muistitko vilkuttaa”.
Minkälaista toimintaa sinä haluat lisätä viestinnässä? Näin hyödynnät videoita työyhteisöviestinnässä blogista voit hakea inspiraatiota vaikuttavampaan työyhteisöviestintään.
#tavoitteenahymy #hr #viestintä #työyhteisöviestintä
asiantuntija
Leena Koponen
strategiseen työskentelyyn vahvasti motivoitunut myynnin moniottelija.