Miksi sisäinen tiedote ei enää riitä?

Maailma on ottanut järisyttävän suuren digiloikan viimeisen kymmenen vuoden aikana. Vauhti vain kiihtyy, sillä työelämään on kovaa vauhtia siirtymässä ensimmäinen diginatiivien sukupolvi, joka on lapsesta asti tottunut sulauttamaan digitaaliset palvelut osaksi elämäänsä. Oletko pysähtynyt miettimään, onko organisaationne sisäinen viestintä pysynyt mukana kehityksessä? Miksi sisäinen tiedote ei enää riitä?

Ensimmäinen ajatus varmasti on, että olemmehan me kehittyneet. Ilmoitustaulut ovat jo aika päiviä sitten korvautuneet infonäytöillä ja paperiset lehdet löytäneet tiensä sähköiseen muotoon tai kadonneet kokonaan. Pikaviestikanavat on otettu käyttöön ja sähköpostilla tavoittaa helposti koko organisaation. Mutta riittääkö se?

Riittävätkö pikaviestikanavat viestintään?

Tarkastellaanpa asiaa suomalaisten mediankulutuksen valossa. Vuonna 2018 jokainen suomalainen käytti keskimäärin lähes kahdeksan tuntia päivässä aikaa eri medioiden parissa. Käytän tarkoituksella vuoden 2018 lukua, sillä se antaa vuoden 2020 lukua realistisemman kuvan normaalista arjesta (vuoden 2020 luku kohosi koronan takia ymmärrettävästi ja oli peräti 9,5 tuntia päivässä). Tästä ajasta 63 % kului erilaisten audiovisuaalisten palvelujen parissa ja vain 19 % kirjallisen median, kuten painettujen ja verkossa julkaistujen lehtien sekä kirjallisuuden parissa. Jos nyt mietit kirjoitetun tekstin ja audiovisuaalisen sisällön suhdetta organisaatiossasi, olisiko siinä kehittämisen paikka?

Videon lähde: Suomalaisen mediapäivä

Hyödynnä moderni tekniikka, tee uutisesta vaikuttava

Zenith Median (Online video viewing to reach 100 minutes a day in 2021 – Zenith) kansainvälisen tutkimuksen mukaan videoiden parissa vietetty aika on kasvanut keskimäärin 32 % vuosittain vuodesta 2013 lähtien. Zenith ennustaakin, että vuonna 2021 videoiden parissa kulutettu aika nousee jo sataan minuuttiin päivässä. Videoita katsotaan, koska ne ovat vaikuttavia. Videolla on helppo havainnollistaa vaikeitakin asioita. Videoiden kyky sitouttaa on todistettu jo markkinoinnissa, mutta sisäisessä viestinnässä videoita käytetään edelleen melko harvoin.

”Videoiden parissa vietetty aika on kasvanut keskimäärin 32% vuosittain.”

Näin ei kuitenkaan pitäisi olla. Sisäisen viestinnän tarkoitus organisaatiossa on huolehtia, että koko henkilöstöllä on tarvittava tieto yrityksen ajankohtaisista asioista, mutta yhä tärkeämmäksi tehtäväksi nousee henkilöstön sitouttaminen ja työhyvinvoinnin lisääminen. Henkilöstöä ei sitouteta intrassa ilmestyvillä sisäisillä tiedotteilla. Miksi henkilö, joka viettää vapaa-ajallaan lähes 100 minuuttia päivässä videosisältöä katsellen haluaisi työpaikalla lukea pelkästään tekstiä? Ei varmasti haluakaan.

”Miksi henkilö, joka viettää vapaa-ajallaan lähes 100 minuuttia päivässä videosisältöä katsellen haluaisi työpaikalla lukea pelkästään tekstiä?”


Tutkimus Suomalaisen mediapäivä jo lähes kahdeksan tuntia osoittaa, että suomalaiset kaipaavat mediasisällöltä ennen kaikkea viihtymistä ja hyviä hetkiä, ajan hermolla pysymistä ja uuden oppimista, ideoita ja inspiraatiota. Mediasisällön pitää olla relevantti itselle. Tämä on hyvä ottaa ohjenuoraksi myös sisäisessä viestinnässä: Jos työyhteisöviestinnällä haluaa oikeasti erottua joukosta, on visuaalisuuteen kiinnitettävä nykyistä enemmän huomiota.

Mietitään esimerkiksi osavuosikatsauksen uutisointia henkilöstölle – tai miksei myös sidosryhmille. Talousuutisten teksti on usein puisevaa ja toistaa samaa kaavaa: ”Liikevaihto kasvoi 3 % ja oli 103 miljoonaa euroa”, ”Liiketoiminnan kassavirta ennen rahoituseriä ja veroja vahvistui ja oli 20 milj. euroa (-15,5)” tai ”Tuotteiden kysynnän lisäännyttyä vuonna 2021 odotamme vertailukelpoisen EBITAn olevan 100-120 milj. euroa.” Uuvuttava määrä lukuja, jotka todennäköisesti unohtuvat jo siihen mennessä, kun henkilö on lukenut uutisen. Tähän on kuitenkin organisaatioissa totuttu. Taloustiedotetta ajatellaan pakkopullana, joka toistuu säännöllisin väliajoin samanlaisena. Vähän kuin juna, joka saapuu aina asemalle aikataulussa ja vie matkustajat perille turvallisesti, ilman mitään ylimääräistä glamouria.



Henkilöstön sitoutumisen kannalta ei kuitenkaan ole aivan sama, miten tiedot heille tarjoillaan. Syvä ymmärrys yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja tulevaisuuden suunnasta lisää luottamusta johtoon ja kiinnittää henkilöstön tukevammin organisaatioon. Ja kun henkilöstö on sitoutunut, se on yleisesti tuottavampi ja tehokkaampi. Töihin on mukava tulla, työskentely on oma-aloitteista ja mahdollisia epäkohtia uskalletaan tuoda ilmi. Työssään viihtyvä henkilöstö jaksaa paremmin ja sairaspoissaolot vähentyvät. Vaikka muualta tarjottaisiin uutta tehtävää, sitoutunut työntekijä jää suurella todennäköisyydellä nykyiseen paikkaansa. (Kuinka pitää löydetyt timantit talossa – WorkPower)

”Jos työyhteisöviestinnällä haluaa oikeasti erottua joukosta, on visuaalisuuteen kiinnitettävä nykyistä enemmän huomiota.”

Jos henkilöstön sitoutuminen halutaan varmistaa, pelkkä sisäinen tiedote ei enää riitä. Koita siis seuraavalla kerralla miettiä, miten ajankohtainen tieto saadaan tarjottua henkilöstölle niin, että se oikeasti herättää kiinnostuksen ja piirtää mieleenpainuvan kuvan. Voisiko rutiininomaista uutista elävöittää vaikka havainnollistavalla videolla? Lyhyt infograafivideo antaa lukijalle pienen tauon pelkästä tekstistä ja auttaa havainnollistamaan kokonaisuutta paremmin. Sen takia erilaisia infovideoita ja muita visuaalisia elementtejä käytetään jo monien lehtien digiversioissakin.

Viestinnän asiantuntija

Susanna Söderlund

Viestintä voi parhaimmillaan olla innostavaa, yhdistävää, rakentavaa ja kehittävää. Tätä ilosanomaa haluan jakaa ja haastaa organisaatioita luomaan entistä toimivampaa hybridiviestintää.

Samankaltaiset artikkelit