Muutosviestinnän onnistuminen vaatii selkeät pääviestit ja riittävän toiston

Muutosviestinnän onnistuminen vaatii selkeät pääviestit ja riittävän toiston: Blogissa kerrotaan, miksi viestin kirkastaminen on olennainen tekijä muutosviestinnässä.

Organisaatioissa on jatkuvasti erilaisia ja eri kokoisia muutoksia. Oli kyseessä sitten pieni tai suuri muutos, yhteistä on aina se, että henkilöstön odotetaan tekevän jotain toisella tavalla kuin ennen. Jotta toiminta oikeasti muuttuu, tarvitaan valtava määrä viestintää.

Mitä yhteistä on kaikissa muutoksissa?

Jokaisessa muutoksessa ja projektissa pitäisi muistaa vähintään nämä neljä tärkeintä viestintään liittyvää asiaa:

1. Sitouta avainhenkilöt jo alkuvaiheessa. Mieti, ketkä ovat ne henkilöt, joita tarvitset, jotta muutos onnistuu ja ota heidät heti mukaan suunnitteluun.
2. Määrittele selkeät perustellut avainviestit. Mitä muiden pitää muutoksesta tietää ja miten muutos heihin vaikuttaa?
3. Osallista ja pyydä palautetta. Ota ne henkilöt mukaan, joita muutos koskee ja kysy aktiivisesti heidän mielipiteitään muutokseen liittyen
4. Viesti aktiivisesti muutoksen jokaisessa vaiheessa. Aloita viestintä jo ajoissa ja muista kertoa muutoksen vaiheista säännöllisesti koko suunnittelun ajan.

Jos jokin näistä asioista jää toteuttamatta, on iso riski, että tavoiteltu muutos toteutuu huonosti tai ei onnistu lainkaan. Jos esimerkiksi muutoksen syy jää kertomatta, ei porukka välttämättä koe mitään tarvetta muuttaa mitään. Huolehtimalla näistä neljästä vaiheesta etukäteen vältyt myöhemmin turhilta ongelmilta.

Viestintä kannattaa aloittaa ajoissa

Viestintää on hyvä miettiä jo heti muutosta käynnistettäessä: kuka viestii, mitä viestii, kenelle viestii ja milloin viestii? Kun viestintä aloitetaan ajoissa, annetaan muutoksen kohteena olevalle henkilöstölle aikaa asian omaksumiseen. Ilmoitusasioina otettuja muutoksia on vaikeampi ottaa vastaan kuin niitä, joihin on voinut varautua, vaikuttaa ja jotka perustellaan huolellisesti.

Muutoksesta informoimisessa auttavat pääviestit, joita toistetaan eri yhteyksissä koko muutoksen ajan. Näissä pääviesteissä:

• Perustellaan, miksi muutos on tärkeä, jopa välttämätön.
• Kytketään asia isompaan viitekehykseen: mihin kokonaisuuteen se liittyy ja miten strategian toteutuminen siinä näkyy?
• Ja se tärkein kaikista, kytketään muutos pieneen viitekehykseen. Ihmisiä kiinnostaa ensisijaisesti se, miten ja milloin asia vaikuttaa juuri häneen.

”Viestintävideoita voi julkaista jopa kerran viikossa.”

Lisäksi kannattaa aina kertoa ääneen itsestään selviltä vaikuttavat asiat. Kannattaa esimerkiksi vastata kaikkiin niihin kysymyksiin, joita projektissa mukana olevat ovat alussa jo esittäneet. Uudet kuulijat todennäköisesti miettivät samoja asioita.

Muista kertoa myös, mitä muutos EI koske, esimerkiksi “tässä vaiheessa muutokset eivät koske myyntiosastoa” tai “muutoksiin ei liity henkilöstövähennyksiä”.

Valjasta käyttöön kaikki viestintäkanavat

Muutoksessa on erityisen tärkeää muistaa, että toisto on valttia. Kerran intranetissä kerrottu ei riitä koskaan ja mitä isompi muutos, sitä enemmän toistoja tarvitaan. Pääviestit auttavat tässäkin: Lue vaikkapa kerran viikossa projektin alussa määritellyt pääviestit ja mieti, onko niiden aihealueista jotain uutta kerrottavaa. Jos ei, harkitse viestimistä silti. Onko esimerkiksi jokin kriittinen ja keskustelua herättänyt asia edelleen kesken? Kerro, miten tilanne on edennyt tai miksi se ei ole vielä edennyt.

Viestiä kannattaa aina toistaa useassa eri kanavassa ja erilaisten välineiden kautta. Viestintä intranetissä on itsestäänselvyys, mutta on hyvä muistaa, etteivät kaikki opi parhaiten lukemalla. Voisitko värittää viestintää julkaisemalla intranetissä välillä myös videoita? Video on oivallinen väline myös erilaisille infonäytöille. Ideoita videoihin löydät täältä.