eFace

Näin hyödynnät videoita sisäisessä viestinnässä – 5 vinkkiä vaikuttavampaan työyhteisöviestintään

Sisäinen viestintä on monesti haastavaa, mutta jokaisen organisaation pitäisi siinä kuitenkin onnistua. Jos sisäisessä viestinnässä ei onnistuta, on vaikea onnistua missään muussakaan. Sisäinen viestintä luo pohjan organisaation liiketoiminnalle. Ilman laadukasta viestintää ei voi olla organisaatiokulttuuria eikä oikeastaan edes hyvinvoivaa työyhteisöä.

Tässä blogissa käydään konkreettisten vinkkien kimppuun, joilla luodaan sisäiseen viestintään moniuloitteisuutta ja mielekkyyttä. Kerron sisäisen viestinnän konkarina omat vinkkini videoiden hyödyntämiseen työyhteisön arjessa.

Kun minulta kysyttiin, miten voisin hyödyntää videoita työyhteisöviestinnässä, mieleeni tuli heti viisi hyvin yleistä työyhteisöviestinnän tilannetta:

  • Perehdytys
  • Infot
  • Erilaiset toiminta- ja työohjeet
  • Organisaatiokulttuurin vahvistaminen
  • Työturvallisuuden edistäminen

Muitakin on, mutta keskitytään tässä kirjoituksessa näihin viiteen mielestäni tärkeimpään.

1. Visuaalisuus lisää perehdytyksen vaikuttavuutta sisäisessä viestinnässä

Perehdytys on tärkeä vaihe henkilön sitouttamisessa organisaatioon eikä sitä saisi missään nimessä hoitaa vasemmalla kädellä. Mielestäni on hyvä tapa, että perehdytys aloitetaan heti, kun valinta uudesta henkilöstä on tehty – siis jo ennen kuin hän aloittaa tehtävässä. Tämä on hetki, jota ei kannata hukata. Ihminen on luonnollisesti innoissaan uudesta tehtävästä ja on valmis ammentamaan kaiken mahdollisen tiedon tulevasta työpaikastaan. Videot sopivat mainiosti tähän tilanteeseen, sillä niihin on helppo lähettää linkki ja uusi henkilö voi katsella videot mukavasti kotisohvalla, kun hetki on sopiva. Ja miten paljon mukavampi onkaan siellä sohvalla katsella videoita kuin selata pitkiä kirjallisia tekstejä!

”Aloita perehdytys videoilla jo ennen työsuhteen alkamista.”

Videolla voit esitellä uudelle työkaverillesi tiiminne, organisaatiorakenteen, yrityksen arvot, tärkeimmät tuotteet ja vaikkapa koko toimintaketjun tiivistettynä. Kaikki tämä luo uudelle henkilölle positiivista kuvaa ja auttaa myös lieventämään sitä pientä jännitystä, mikä uuden tehtävän aloittamiseen aina liittyy.

2. Infoista enemmän irti videolla

Henkilöstöinfot ovat yksi tärkeimmistä työyhteisöviestinnän tilaisuuksista eikä kasvokkain tapahtuvaa viestintää korvaa mikään. On kuitenkin aina tilanteita, joissa koko henkilöstö ei pääse paikalle kuuntelemaan infoa. Näin on etenkin aloilla, joissa tehdään vuorotyötä. Infoista on siis välttämätöntä tehdä myös jonkinlainen tiivistys, joka on käytettävissä myös jälkikäteen. Tässä video päihittää intraan kirjoitetun tiedotteen mennen tullen.

”Tehosta sisäistä viestintää kuukausipalaverien välissä lähetettävillä infovideoilla.”

Videoilla voit esittää visuaalisesti esimerkiksi talouslukuja puheeseen ja kuvaan yhdistettynä. Videota voi käyttää myös infojen välillä tehostamaan sisäistä viestintää: koko henkilöstön irrottaminen työn parista kuukausittain moneksi tunniksi yhteiseen infoon ei ehkä ole järkevää, mutta esimerkiksi muutaman minuutin pituinen toimitusjohtajan videokatsaus ajankohtaisiin asioihin lisää huomattavasti ymmärrystä yrityksen tilanteesta.

3. Herätä ohjeet eloon videolla

Kaikissa yrityksissä on valtava määrä erilaisia toiminta- ja työohjeita. On ohje asiakastilausten hallintaan, tuotteiden valmistukseen, palvelujen hinnoitteluun, poikkeustilanteissa toimimiseen, laadun varmistamiseen ynnä muuhun – ja tietenkin erikseen vielä jokaisen järjestelmän käyttöön.

”Kynnys pitkien ohjeiden lukemiseen voi olla suuri.”

Kynnys pitkien ohjedokumenttien lukemiseen voi olla suuri. Etenkin, jos kiireessä tuntuu siltä, että pitäisi päästä jo itse asian kimppuun eikä viettää aikaa ohjeistusten parissa. Kun videolle tiivistetään olennaisimmat osat pitkistä ohjedokumenteista, säästetään aikaa ja todennäköisesti asia jää myös paremmin mieleen – ovathan ihmiset tottuneet jo vapaa-ajallaan opettelemaan uusia asioita videon avulla.

4. Tue organisaatiokulttuuria videoilla

Sanotaan, että organisaatiokulttuuri on se, joka erottaa yritykset toisistaan ja tekee juuri meistä ainutlaatuisen (määritelmä esiintyy muun muassa Panu Luukan kirjassa Yrityskulttuuri on kuningas). Organisaatiokulttuurilla rakennetaan yhteisöllisyyttä. Hyvä kulttuuri auttaa varmistamaan, että ihmiset viihtyvät töissä, tietävät oman merkityksensä kokonaisuudessa ja sitoutuvat organisatioon. On sanomattakin selvää, että kun edellä mainitut asiat ovat kunnossa, ihmiset myös hoitavat hommansa hyvin.

”Organisaatiokulttuurilla rakennetaan yhteisöllisyyttä. Yhteisöllisyyteen sitoudutaan.”

Yksi merkittävä tekijä työssä viihtymisessä on tunne siitä, että on perillä yrityksen asioista ja että henkilöstö on yrityksen tärkein voimavara. Jos mietin, miten viestijänä voisin edistää yrityksen menestymiseen tähtäävää organisaatiokulttuuria, olisi videoiden ottaminen osaksi arkea yksi toimiva keino.

Videoiden hyödyntämismahdollisuudet ovat rajattomat: viikoittainen uutiskatsaus, osastojen toiminnan esittely, strategian viestintä, tiimin jäsenten palkitseminen, menestystarinoiden ja parhaiden innovaatioiden esittely, erilaiset kilpailut ja miksei vaikka kuukauden parhaan vitsin palkitseminen. Ei kannata ajatella, ettei vakavista asioista voisi viestiä rennommin. Eikä myöskään, ettei yrityksessä ole sijaa viihteelliselle sisällölle. Kun viihteellistä, mutta silti asiaan liittyvää, viestintää on riittävä määrä, myös vakavista asioista viestiminen helpottuu.

5. Luo tunteisiin vetoavaa turvallisuusviestintää

Oma työkokemukseni on pääosin teollisuudesta, jossa kaiken toiminnan tärkein asia on työturvallisuus. Vaikka jokainen työntekijä pitää varmasti tärkeänä, että itsensä lisäksi myös kaikki työkaverit lähtevät töistä kotiin terveenä, on hyvän työturvallisuuskulttuurin luominen silti vaikeaa. Yksi syy tähän voi olla, että työturvallisuusviestintä on usein moittivaa tai liian epämääräistä. Vaikka asiaa pidetään tärkeänä, siitä viestitään helposti niin, että uudet turvallisuusohjeistukset saadaan kuulostamaan vain ”johdon hömpötykseltä”.

”Videoilla on helppo kertoa tarinoita, tarinoilla on helpompi herättää tunteita. Tunteiden kautta ohjeistuksiin sitoudutaan.”

Videoilla on helppo kertoa tarinoita ja tarinoilla taas on helppo herättää tunteita. Sisäisessä viestinnässä erilaisia työhön liittyviä vaaroja on helppo havainnollistaa videon avulla. Videolla on myös helppo viestiä, minkälaisia seurauksia vaarallisilla työtavoilla voi pahimmillaan olla ja miten eri työtehtävät voisi hoitaa turvallisesti. Säännöllisesti ilmestyvät työturvallisuusvinkit taas auttavat viestimään, että yrityksessänne välitetään henkilöstöstä.

Viestinnän asiantuntija

Susanna Söderlund

Viestintä voi parhaimmillaan olla innostavaa, yhdistävää, rakentavaa ja kehittävää. Tätä ilosanomaa haluan jakaa ja haastaa organisaatioita luomaan entistä toimivampaa hybridiviestintää.

Tutustu myös näihin