Sisäisen viestinnän kehittäminen: 8 vinkkiä, miksi sisäisessä viestinnässä kannattaa hyödyntää videoita
Millaista on hyvä sisäinen viestintä? Sisäinen viestintä on asia, jossa on todella haastavaa täysin onnistua. Ei ole olemassa yritystä, jonka kaikki työntekijät olisivat riemusta kiljuen valmiita ylistämään, kuinka hyvin tieto heidän työpaikallaan kulkee ja kuinka loistavasti he ovat perillä yrityksen strategiasta. Vaikka asiat olisivatkin pääsääntöisesti kunnossa, löytyy aina vähintään pieni – usein äänekäs – vähemmistö, jonka mielestä kukaan ei koskaan kerro riittävästi mitään. Sisäisen viestinnän kehittäminen on myös harvoin kehityslistan kärjessä.
Animoidut videot auttavat oppimaan
Sisäinen viestintä on kuitenkin alue, jossa jokaisen yrityksen pitäisi onnistua. Jos siinä ei onnistuta, on vaikea onnistua missään muussakaan. Sisäinen viestintä luo pohjan organisaation liiketoiminnalle. Ilman laadukasta viestintää ei voi olla organisaatiokulttuuria eikä oikeastaan edes hyvinvoivaa työyhteisöä. Sisäisen viestinnän kehittäminen tulisi olla jokaisen organisaation strategiassa jatkuvasti.
Työhön liittyvä tieto oman tiimin kesken kulkee organisaatioissa yleensä hyvin. Ongelmat alkavat kuitenkin heti, kun halutaan viestiä jotain tasapuolisesti koko porukalle. Miten saadaan strategia kiinnostamaan jokaista työntekijää? Miten varmistetaan, että jokainen tietää oman työnsä tarkoituksen kokonaisuudessa? Miten saadaan uudet työturvallisuusmääräykset informoitua kaikille? Miten vahvistetaan yhteishenkeä, kun työkavereita ei tavata päivittäin? Millaista on onnistunut sisäinen viestintä? Miten sisäistä viestintää voidaan kehittää?
Avuksi kannattaa ottaa videot. Tässä kahdeksan syytä, miksi sisäisessä viestinnässä kannattaa hyödyntää videoita.
Sisäisen viestinnän kehittäminen:
Vinkki 1: Visuaalinen viesti jää helpommin mieleen
Tutkimukset osoittavat, että visuaalinen viesti jää vastaanottajan mieleen jopa kuusi kertaa paremmin kuin pelkkä teksti. Videolla on helppo havainnollistaa vaikeampiakin asioita. Kun puhe, teksti ja kuva yhdistyvät sujuvaksi tarinaksi, tylsät faktatkin muuttuvat heti kiinnostavimmiksi.
Perinteisellä tavalla syötetyt johdon viestit eivät usein kiinnosta henkilöstöä, koska ne ovat usein vaikeasti ymmärrettäviä. Kukaan ei halua ehdoin tahdoin katsella värittömiä Exceleitä tai vanhanaikaisia Powerpointeja – etenkin, jos niiden sisältöä ei sanallisesti avata lainkaan. Mitä, jos siis seuraavalla kerralla sekavia numeroita vilisevän Powerpointin sijaan tallentaisitkin intraan animoidun muutaman minuutin videon, jossa lukuja selitetään? Saattaa olla, että saisit vangittua kohderyhmäsi ja pidettyä heidän mielenkiinnon koko sanomasi ajan.
Sisäisen viestinnän kehittäminen:
Vinkki 2: Videot vahvistavat yrityksen kulttuuria
Videot ovat oiva väline yrityksen kulttuurin vahvistamiseen tai jopa uuden kulttuurin luomiseen. Miltä kuulostaisi, jos teillä olisi oma sanansaattaja, eräänlainen animoitu työkaveri, jonka kautta tärkeät asiat viestitään? Eräs amerikkalainen terveysalan organisaatio kehitti Flo-nimisen hahmon sisäisen viestintänsä tueksi. Nimi tulee legendaarisesta Florence Nightingale -hahmosta ja on siksi monelle alalla työskentelevälle tuttu ja helposti samaistuttava hahmo. Flota käytettiin yrityksessä lähes kaikessa viestinnässä. Jopa henkilöstöltä tulleisiin yleisiin kysymyksiin vastasi Flo. Kuka voisi olla teidän yrityksen Flo?
Voit lähteä hahmottamaan ajatusta miettimällä, minkälainen on tyypillinen työntekijä organisaatiossanne. Minkälaista työtä hän tekee? Minkälaisella äänellä hän puhuu? Mitä asioita hän arvostaa ja mikä hänelle on työssä tärkeää? Luo tällainen hahmo ja viesti säännöllisesti tärkeistä asioista hänen kauttaan. Kun viesti tulee ikäänkuin kaverilta, joka pysyy aina samana ja edustaa samanlaisia arvoja kuin sinä itse, viestiin on helpompi samaistua.
Sisäisen viestinnän kehittäminen:
Vinkki 3: Videot auttavat oppimaan
Lähes kaiken voi nykyään oppia katsomalla videoita YouTubesta. Nyt työelämässä oleva sukupolvi on siis tottunut jo valtaosan aikuiselämästään kääntymään erilaisten opastusvideoiden pariin, kun he haluavat vaikka oppia vaihtamaan kumin polkupyörään tai erottamaan näppärästi kananmunan valkuaisen ja keltuaisen. Videota kannattaa siis ehdottomasti hyödyntää uusien asioiden opettamiseen myös työpaikalla.
Videosta on moneksi: sillä voidaan perehdyttää uusi henkilö tuleviin työtehtäviinsä, havainnollistaa toimintatapojen muuttumista tai opastaa oikeiden suojavarusteiden käyttöä tietyssä työtehtävässä. Pitkän ohjeen tai perehdytyskirjan lukeminen voi olla hankalaa etenkin niille, joille lukeminen ei ole muutenkaan helppoa. Videolla samat asiat on helppo kertoa käyttämällä kuvaa ja ääntä enemmän kuin tekstiä.
Sisäisen viestinnän kehittäminen:
Vinkki 4: Videot katsotaan usein loppuun asti
Videot herättävät katsojan mielenkiinnon ja vangitsevat niin, että ne katsotaan usein loppuun. HubSpotin vuonna 2016 tekemän kyselyn mukaan 45 % vastanneista katsoi päivässä vähintään tunnin videoita Facebookissa ja YouTubessa. Samassa kyselyssä jopa 45 % vastaajista kertoi katsovansa videon useimmiten loppuun asti, kun taas esimerkiksi blogitekstin kertoi lukevansa loppuun asti ainoastaan 29 % vastanneista.
Suomessa 75 % koko väestöstä katselee videoita ajankuluksi, 48 % väestöstä tutustuu tuotteeseen tai palveluun videon avulla ennen ostopäätöstä ja 61 % väestöstä katsoo videoita, kun etsii tietoa jostain (Lähde: Alman videotutkimus 2019, Alma Media & Tampereen Yliopisto videon silmänliiketutkimus 2019)
Jos ihmiset ovat vapaa-ajallaan valmiita käyttämään näin paljon aikaa videosisältöjen kuluttamiseen, miksi et hyödyntäisi niitä myös sisäisessä viestinnässä? Etenkin kun kiteytät sanomastasi vain oleelliset asiat ja pidät videosi lyhyenä, todennäköisyys viestisi läpimenoon kasvaa huomattavasti.
Sisäisen viestinnän kehittäminen:
Vinkki 5: Videoita voi katsoa milloin vaan
Etenkin suurissa organisaatioissa, joissa tehdään vuorotyötä, on henkilöstöä lähes mahdotonta saada yhtäaikaa paikalle. On kuitenkin tärkeää, että jokainen henkilö huomioidaan ja että jokaisella on mahdollisuus vastaanottaa informaatiota tasapuolisesti.
Monessa yrityksistä varmasti onkin tuoreimmat taloustiedot ja uusimmat uutiset saatavilla asianmukaisesti intranetissä. On kuitenkin melko epätodennäköistä, että yövuorossa satunnaisesti tietokoneen ääreen istahtava tehdastyöntekijä tai sairaanhoitaja alkaisi kaivaa intranetin syövereistä uusimpia talouslukuja selvitellääkseen, miten omalla osastolla menee. Lyhyen, vain olennaiset asiat sisältävän selkesti puhutun videon hän sen sijaan jaksaa todennäköisesti katsoa kahvia siemaillessa, vaikka vähän väsyttäisikin. Sisäisen viestinnän kehittäminen hyödyntäen videoita maksaa siis itsensä nopeasti takaisin.
Sisäisen viestinnän kehittäminen:
Vinkki 6: Videot vahvistavat me-henkeä
Videot on mukava tapa lisätä yhteisöllisyyden tunnetta ja saada jengi mukaan. Voit tehdä mukaansatempaavan videon esimerkiksi uuden tuotteen suunnittelun lanseerauksesta tai käynnistää yhteisen kuntotempauksen, jossa tsempparina toimii yrityksenne tarpeisiin luotu animoitu hahmo. Kun videon yhdistää sosiaaliseen intranettiin, on henkilöstö helppo ilmaista mielipidettään tykkäyksin ja tsempata muitakin mukaan kommentein.
Etenkin tulevaisuuden hybridityössä videoiden avulla on helppo lisätä yhteisöllisyyttä. Kun työkavereita ei enää säännöllisesti nähdä, on yhteishengen vaaliminen entistäkin tärkeämpää. Video toimii hienosti esimerkiksi koko tiimille kiitoksena tsemppauksesta yhteisen saavutuksen eteen tai vaikkapa kuukausittain valittavan kuukauden myyjän palkitsemisessa.
Sisäisen viestinnän kehittäminen:
7. Video säästää aikaasi
Vaikka sitä voi olla vaikea kuvitella, video myös säästää omaa aikaasi. Videolla voi viestiä minuuteissa asioita, joiden riittävän selkeä avaaminen veisi kirjoitettuna ikuisuuden. Lähes kaiken uuden hahmottaminen vaatii aina näkemistä ja/tai kuulemista. Mieti vaikka laatimiasi Powerpoint-esityksiä. Jos lataisit sellaisen intranetiin ilman, että selität kalvoilla olevia tekstejä ja kuvia ollenkaan, tulisiko asia ymmärretyksi? Sen sijaan kuvan, äänen ja tekstin yhdistelmä toimii jo niin hyvin, että asioita voi sisäistää ilman, että kouluttaja on läsnä pitämässä esitystään.
Ja mikä parasta, kun videoita varten opit miettimään, mikä on kaikkein olennaisinta, opit samalla tiivistämään esityksesi myös muissa tilaisuuksissa.
Sisäisen viestinnän kehittäminen:
8. Videot tuovat viestintään ripauksen huumoria
Videoita katsotaan vapaa-ajalla sen takia, että ne ovat hauskoja. Video on hauska tapa kuluttaa aikaa ja oppia uutta, joten työelämän videoitakaan ei kannata ottaa turhan vakavasti. Jokainen tarvitsee työpäiväänsä pieniä piristyksiä. Animoitu video tuo viestintään ripauksen leikkisyyttä ja lapsellisuutta, joka jo itsessään kutsuu henkilöstön rentoutumaan hetkeksi töiden lomassa. Kun asioiden esitystapaan lisätään ripaus huumoria, uusien asioiden hahmottaminenkin helpottuu. Onnistunut sisäinen viestintä tarvitsee iloa, positiivisuutta ja aitoutta.
Viestinnän asiantuntija
Susanna Söderlund
Viestintä voi parhaimmillaan olla innostavaa, yhdistävää, rakentavaa ja kehittävää. Tätä ilosanomaa haluan jakaa ja haastaa organisaatioita luomaan entistä toimivampaa hybridiviestintää.