Työyhteisöviestintää tarvitaan nyt enemmän kuin koskaan
Palaamme tuskin koskaan enää maailmaan, jossa organisaation kaikki työntekijät työskentelevät saman katon alla kahdeksan tuntia päivässä viitenä päivänä viikossa. Suomen Yrittäjien kesäkuussa 2021 julkaiseman Työelämägallupin (Yrittäjägallup joulukuu 2019) mukaan 40 % suomalaisista haluaisi tehdä jatkossa osan työpäivistä etänä ja peräti 15 % haluaisi siirtyä kokonaan etätyöhön. Ainoastaan 21 % vastanneista ei haluaisi tehdä etätöitä lainkaan. Työelämä elää siis suurta murrosta, joka asettaa valtavasti uusia vaatimuksia myös työyhteisöviestinnälle. Työyhteisöviestintää tarvitaan nyt enemmän kuin koskaan.
40% valitsisi hybridityön
Praecom teetti alkusyksystä 2020 IROResearchilla tutkimuksen, johon vastasi 200 ICT- ja HR-päättäjää yli 100 hengen organisaatioista. Tarkoituksena oli selvittää vuorovaikutusta, etätyön sujuvuutta, toimitilaa ja tekniikkaa sekä työyhteisöviestintää koskevia kokemuksia. (Muuttuva Työ 2021 -trendiraportti — Praecom)
Tutkimus osoitti, että muuttuneessa työelämässä esimiehiltä ja johtajilta vaaditaan entistä systemaattisempaa viestintää. Kun yhteishengen luomisessa ei voida luottaa samaan tapaan kahvikoneella ja lounaspöydissä tapahtuvaan jutusteluun kuin ennen, yhteishengen vahvistamiseen on kiinnitettävä entistä enemmän huomiota. Monipaikkainen työntekomalli vaatii oikea-aikaista ja oikein kohdennettua viestintää.
”Esimiehiltä ja johtajilta vaaditaan entistä systemaattisempaa viestintää.”
Miten huolehtia viestinnästä, kun kaikki eivät palaa toimistolle?
Pitkään jatkuneessa tietotyöläisten etätyöskentelyssä on opittu huolehtimaan etäviestinnästä ja -johtamisesta. Tilanne kuitenkin muuttuu valtavasti, kun kaikki eivät haluakaan enää tehdä töitä kotoa käsin, mutta toisaalta osa ei halua palata enää toimistolle. On suuri riski, että viestintä epätasa-arvoistuu ja ne, jotka käyvät toimistolla, ovat paremmin perillä asioista. Näin voi käydä etenkin silloin, jos etätyötä tekevien työpäivä sulautuu entistä enemmän kotiarkeen eikä työtä tehdä välttämättä samaan aikaan toimistotyöläisten kanssa.
”On suuri riski, että viestintä epätasa-arvoistuu.”
Hybridityössä on tärkeää huolehtia siitä, että tieto on ajantasaisena jokaisen käytössä. Monikanavaisuus nousee entistä tärkeämmäksi, kun kasvokkain tapahtuva viestintä ei tavoita kaikkia. Onkin hyvä miettiä, mikä on paras tapa korvata viestejä, jotka ennen välitettiin huikkaamalla ne toiselle sermin yli tai kokoontumalla tiimin kanssa kahvikupin äärelle yhteiseen infoon, yhteisen pöydän äärelle. Kasvokkain tapahtuvassa viestinnässä olennaista on se, että viestin vastaanottaja ja viestin kertoja ovat samassa paikassa, ja viesti välittyy sekä ääneen että eleiden kautta. Siksi kirjallinen viestintä ei ole paras tapa korvata kasvokkain tapahtuvaa viestintää. Avuksi kannattaa ottaa infovideot.
Kiinnostava työyhteisöviestintä voi olla kilpailuvaltti
Kun entistä useampi työskentelee muualla kuin työpaikalla, joutuu sisäinen viestintä kilpailemaan huomiosta enemmän kuin koskaan. Jos ennen kahvitauolla selattiin intraa tai henkilöstölehteä, nyt tauolla saatetaan laittaa pyykit koneeseen, rupatella puolison kanssa tai selata somea. Kun tauko on ohi, palataan työn pariin eikä enää ehditä tai muisteta lukea edes päällimmäisiä intran uutisia. Tässä ei tietenkään välttämättä ole mitään vikaa. On kuitenkin hyvä tiedostaa, että pelkkä työasioihin keskittyminen ei kiinnitä henkilöä organisaatioonsa. Jos yhteisöllisyyttä tukevaa viestintää ei ole, osaajan on helppo hypätä yrityksestä uusiin haasteisiin, kun hyvä mahdollisuus tulee vastaan.
”Jos yhteisöllisyyttä tukevaa viestintää ei ole, osaajan on helppo hypätä uusiin haasteisiin mahdollisuuden tullessa vastaan.”
Kiinnostavalla sisäisellä viestinnällä kiinnitetään henkilöstö organisaatioon. Nyt kannattaakin siis olla rehellinen ja tarkastella viestintää kriittisesti. Kuinka moni intran uutisista on oikeasti kiinnostava? Jos organisaatiossasi on viestintäyksikkö, sisäiset uutiset ovat varmasti taidokkaasti kirjoitettuja ja informaatisia. Mutta riittääkö pelkkä teksti ja kuva herättämään mielenkiinnon? Ei välttämättä, sillä työpaikan viestit kilpailevat huomiosta entistä enemmän myös someviestinnän kanssa.
Miten viestien kiinnostavuutta voidaan lisätä?
Hyvä tapa lisätä viestien kiinnostavuutta on ottaa käyttöön vapaa-ajalta tuttuja viestintäkanavia. Olisiko esimerkiksi osa sähköposteista korvattavissa videolla? Taipuisiko toimitusjohtajan viikkokatsaus uutislähetyksen muotoon? Olisiko yhteisöllisyyttä mahdollista lisätä yrityksen omalla YouTube-kanavalla, jonne kaikki tiimit voivat vuorotellen tuottaa sisältöä?
Videot ovat nykyään jo usein kiinteä osa kirjallista viestiä. Oletkin varmaan huomannut, että esimerkiksi Helsingin Sanomat käyttää digitaalisessa versiossaan hyvin paljon videoita värittämässä kirjoitettuja artikkeleja. Videot ottavat mallia somemaailmasta ja ne lisäävät uutisen vaikuttavuutta. Mitä jos kokeilisit seuraavaa uutista kirjoittaessasi tiivistää tärkeimmät asiat tai esimerkiksi talousluvut havainnollistavalle videolle? Koko asiaa ei tarvitse mahduttaa videoon, vaan ne täydentävät kirjoitetun viestin kanssa toisiaan.
”Uusia viestintäkanavia ja -välineitä kannattaa kokeilla rohkeasti. Uusi hybridikausi ei vähennä viestinnän tarvetta.”
Uusia viestintäkanavia ja -välineitä kannattaa nyt kokeilla rohkeasti. Nimittäin on selvää, että työelämän uusi hybridikausi ei vähennä viestinnän tarvetta. Päinvastoin, viestinnän merkitys korostuu entisestään. Jos haluat olla edelläkävijä, tee viestinnästä vaikuttavaa. Ota käyttöön useita kanavia ja testaa yhdessä henkilöstön kanssa, mikä toimii. Tärkeintä kuitenkin on, että viestit aktiviisesti, sillä tarve työyhteisöviestinnälle on nyt kenties suurempi kuin koskaan.
Viestinnän asiantuntija
Susanna Söderlund
Viestintä voi parhaimmillaan olla innostavaa, yhdistävää, rakentavaa ja kehittävää. Tätä ilosanomaa haluan jakaa ja haastaa organisaatioita luomaan entistä toimivampaa hybridiviestintää.