Viestintä tarvitsee toistoa

“Tieto ei kulje”. Tuskin on olemassa organisaatiota, joka ei olisi koskaan saanut kuulla tätä kommenttia henkilöstökyselyssään. Organisaatioiden sisäisissä kyselyissä viestintä saa harvoin kehuja. Viestijöitä ja HR-ammattilaisia tämä turhauttaa ja harmittaa. Miten niin tieto ei kulje? Onhan meillä intrassa uutisia useita kertoja viikossa ja henkilöstöinfokin pidetään joka kvartaalilla. Palavereista tehdään muistiot ja sähköpostiliikenne on vilkasta. Miksi tämä ei riitä? Miksi viestintä tarvitsee toistoa?

Kanavissa harvoin onkaan vika. Niitä tosiaan riittää. Huomio kannattaakin kiinnittää siihen, miten kanavia käytät. Toistatko niissä samaa viestiä? Vai käytetäänkö jokaista kanavaa erillisiin tarkoituksiin? Vastaus ongelmaan saattaa löytyä toiston puutteesta.

Miksi viestintä tarvitsee toistoa vähintään seitsemän kertaa?

Markkinoinnissa puhutaan seitsemän toiston säännöstä. Sama viesti on siis toistettava vähintään seitsemän kertaa, että kohderyhmä sisäistää sen toivotulla tavalla. Samaa ei kuitenkaan aina muisteta työyhteisöviestinnässä. Ennemmin oletetaan, että kyllähän jokainen lukee asiaa käsittelevän muistion tai siitä kerran intraan raapustetun tiedotteen. Kun kukaan ei kysy mitään, oletetaan, että asia on ymmärretty. Juuri tässä mennäänkin vikaan. Ei pidä olettaa, pitää toistaa. Siihen asti, kunnes on aivan varma, että asia on ymmärretty oikein.


Toistaminen ei tarkoita sitä, että sama viesti nostetaan kerran viikossa ylimmäiseksi uutiseksi intranetissa. Toistaminen on tehokkainta, kun sama asia muotoillaan eri tavalla eri kanavissa. Olemme erilaisia ihmisiä ja katsomme asioita eri näkökulmista ja käytämme viestintäkanavia jokainen omalla tavallamme. Valjasta siis kaikki organisaation viestintäkanavat rohkeasti käyttöön ja mieti, mikä on juuri kullekin kanavalle sopivin tapa viestiä. Hyvä nyrkkisääntö onnistumiselle voisi olla vaikkapa se, että käytät jokaista olemassa olevaa kanavaa vähintään kerran.

7 askeleen viestintä

Hyvä prosessi tehokkaalle seitsemän askeleen viestinnälle voisi olla esimerkiksi tällainen:

  1. Asia informoidaan kasvotusten porukalle, jota se koskee eniten. Dialogilla varmistetaan, että asia on ymmärretty oikein.
  2. Tilaisuudesta tehdään muistio, joka laitetaan kaikkien saataville.
  3. Asia kerrotaan koko henkilöstölle infossa suullisesti taustoittaen. Dialogilla varmistetaan, että asia on ymmärretty oikein.
  4. Asiasta kirjoitetaan lyhyt tiedote intranettiin.
  5. Tärkeimmät asiat tiivistetään videolle, joka jaetaan intranetissa ja infonäytöillä ja ehkäpä jopa tekstiviestillä suoraan mobiiliin.
  6. Asiasta kirjoitetaan pidempi asiantuntijoiden haastatteluja sisältävä artikkeli henkilöstölehteen tai intranettiin.
  7. Asian etenemistä seurataan säännöllisesti tiimin palaverissa.


”Tiivistä viestintä videolle ja jaa se kanavassa, jota on helppo käyttää suoraan kännykällä.”


Mitä suuremmesta asiasta on kyse, sitä tärkeämpää on tilanteen säännöllinen seuraaminen. Henkilökohtaisia tapaamisia, kirjoitettuja artikkeleita ja infovideoita voi olla useampiakin. Niitä voi julkaista jopa kerran viikossa. Ideoita videoihin löydät täältä.

”Viestintävideoita voi julkaista jopa kerran viikossa.”


Tämä saattaa tuntua liioittelulta, mutta kannattaa pitää mielessä vanha viestinnän sääntö: “siinä vaiheessa, kun viesti tulee sinulta korvista ulos, joku toinen on kuullut sen kerran.” Vaikka noudattaisit seitsemän toiston taktiikkaa, on varma, että jokaisessa toiston vaiheessa joku kuulee viestisi ensimmäisen kerran. Eikä sekään mitään haittaa, jos kaikki kuulevat saman asian seitsemän kertaa. Ei toisto ärsytä, vaan se, ettei tiedä omaan työhön ja työpaikkaan liittyvistä asioista tarpeeksi ja riittävän ajoissa. Viestinnän suurin virhe onkin ajatella, että kerran kerrottu on sisäistetty. Siispä toista, toista, ja toista. Kun olet mielestäsi toistanut tarpeeksi, toista vielä kerran.

”Siinä vaiheessa, kun viesti tulee sinulta korvista ulos, joku toinen on kuullut sen kerran.”

Viestinnän asiantuntija

Susanna Söderlund

Viestintä voi parhaimmillaan olla innostavaa, yhdistävää, rakentavaa ja kehittävää. Tätä ilosanomaa haluan jakaa ja haastaa organisaatioita luomaan entistä toimivampaa hybridiviestintää.

Tutustu myös näihin